Datenschutzerklärung für den Kundendienst über WhatsApp

Tenute Ruffino S.r.l. Società Agricola (im Folgenden „Ruffino“, „wir“, „uns“) mit Sitz in Via Poggio al Mandorlo 1, Loc. Quarate, Bagno a Ripoli (FI), als Verantwortlicher für die Datenverarbeitung in voller Übereinstimmung mit den Bestimmungen der EU-Verordnung 2016/679 – Datenschutz-Grundverordnung – (im Folgenden „DSGVO”) und dem Gesetzesdekret Nr. 196 vom 30. Juni 2003, geändert durch das Gesetzesdekret Nr. 101 vom 10. August 2018 Nr. 101 (zusammenfassend als „geltende Datenschutzbestimmungen” bezeichnet) in voller Übereinstimmung mit den Bestimmungen der EU-Verordnung 2016/679 – Datenschutz-Grundverordnung – (im Folgenden „DSGVO”) und dem Gesetzesdekret Nr. 101 vom 30. Juni 2003, geändert durch das Gesetzesdekret Nr. 101 vom 10. August 2018, den Nutzern der Website von Ruffino und den Kunden seiner Einrichtungen (im Folgenden „betroffene Personen”), die den WhatsApp-Kundendienst in Anspruch nehmen möchten, klare und einfache Informationen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen.

Merkmale des Dienstes

Der über den WhatsApp-Kanal bereitgestellte Kundendienst ist ein völlig optionaler, freiwilliger und fakultativer Dienst, der auf ausdrücklichen Wunsch der einzelnen betroffenen Person aktiviert wird. Weitere Informationen zu den Bedingungen für die Nutzung des WhatsApp-Dienstes finden Sie in den entsprechenden Nutzungsbedingungen: https://www.whatsapp.com/legal?lang=de Bei Fragen oder Unklarheiten zu den nachstehenden Informationen wenden Sie sich bitte an Ruffino unter den unten angegebenen Kontaktdaten.

Herkunft und Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten

Die personenbezogenen Daten werden von der betroffenen Person bei der Anforderung des Kundendienstes über den WhatsApp-Kanal bereitgestellt. Beispielsweise werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet: Vor- und Nachname, Benutzername und/oder Bild, das mit dem verwendeten WhatsApp-Profil verknüpft ist, Mobiltelefonnummer.

Das Profilbild kann von dem mit der Bearbeitung der Anfrage beauftragten und zur Verarbeitung ordnungsgemäß befugten Mitarbeiter eingesehen werden, wird jedoch nicht in einer Datenbank gespeichert. Erfolgt die Interaktion über Chatbot-Systeme, wird das Profilbild in keiner Weise verwendet oder gespeichert. Ruffino verarbeitet in keiner Weise personenbezogene Daten der betroffenen Person, die über die für die Erbringung der Dienstleistung unbedingt erforderlichen Daten hinausgehen und gegebenenfalls von der betroffenen Person durch das Hochladen nicht angeforderter Dateien bereitgestellt werden (z. B. besondere Datenkategorien, Geolokalisierungsdaten).

Zweck der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen

Die personenbezogenen Daten werden verarbeitet, um eine spezifische – und freiwillige – Supportanfrage der betroffenen Person über den WhatsApp-Kanal zu bearbeiten und die damit verbundenen/instrumentellen Aktivitäten zu verwalten . Zu diesem Zweck ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung die Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen auf Antrag der betroffenen Person (Art. 6 (1) b DSGVO).

Art der Verarbeitung, Übermittlung und Speicherung der Daten

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden mit Hilfe von IT-/Telekommunikationsinstrumenten und unter Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen in einer Weise verarbeitet, die die Vertraulichkeit und Sicherheit der Daten gewährleistet. Daher werden die personenbezogenen Daten unter vollständiger Einhaltung der Grundsätze der Notwendigkeit, der Datenminimierung und der Begrenzung der Aufbewahrungsfrist verarbeitet und gespeichert, wobei technische und organisatorische Maßnahmen getroffen werden, die dem Risikoniveau der Verarbeitung angemessen sind, und zwar für einen Zeitraum, der nicht über die Erreichung der Zwecke hinausgeht, für die sie verarbeitet werden, in jedem Fall jedoch für den Zeitraum, der für die Erreichung der Zwecke der Bearbeitung von Supportanfragen im Zusammenhang mit den angeforderten Dienstleistungen unbedingt erforderlich ist.

Die Bereitstellung der Daten ist erforderlich, um die ordnungsgemäße Erbringung des Kundendienstes über den WhatsApp-Kanal zu ermöglichen. Eine Nichtübermittlung der Daten würde dazu führen, dass die eingegangenen Anfragen nicht bearbeitet werden können.

Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten

Ohne dass eine ausdrückliche Einwilligung erforderlich ist, kann Ruffino personenbezogene Daten an folgende Kategorien weitergeben:

autorisiertes Personal von Ruffino und anderen Unternehmen der Ruffino-Gruppe;
unsere Drittanbieter, die als Auftragsverarbeiter fungieren und auf der Grundlage eines speziellen Vertrags benannt und beauftragt werden. Die Dienstleister verarbeiten die personenbezogenen Daten der betroffenen Person in unserem Auftrag nur in dem Umfang, der zur Erfüllung ihrer Unterstützungsfunktionen (z. B. Zahlungsabwicklung) erforderlich ist, in Übereinstimmung mit unseren Anweisungen und den geltenden Datenschutzbestimmungen. Eine aktuelle Liste der Auftragsverarbeiter können Sie unter den unten angegebenen Kontaktdaten anfordern;
Dritte wie Wirtschaftsprüfer, Rechtsberater oder andere professionelle Berater;
Personen, denen diese Daten zur Erfüllung nationaler und gemeinschaftlicher Vorschriften mitgeteilt werden müssen (z. B. Justiz-, Verwaltungsbehörden oder andere öffentliche Stellen, die in den gesetzlich vorgesehenen Fällen berechtigt sind, diese Daten anzufordern).

Die aktuelle Liste der Personen, an die wir personenbezogene Daten weitergeben, erhalten Sie unter den unten in dieser Datenschutzerklärung angegebenen Kontaktdaten.

Datenübermittlung außerhalb der EU

Die Nutzung des WhatsApp-Kanals und die Übermittlung von Daten kann vorübergehend die Übermittlung dieser Daten in die Vereinigten Staaten von Amerika zur Folge haben, wo das Unternehmen WhatsApp Inc. seinen Sitz hat, das in diesem Teil des Prozesses als unabhängiger Verantwortlicher für die Datenverarbeitung fungiert. Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch WhatsApp Inc. finden Sie in der Datenschutzerklärung unter https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea?lang=de Die Übermittlung personenbezogener Daten in die USA erfolgt unter Einhaltung angemessener Garantien, um ein Datenschutzniveau zu gewährleisten, das im Wesentlichen dem des Europäischen Wirtschaftsraums entspricht. Insbesondere stützen wir uns auf das Data Privacy Framework („DPF“), das die Datenübermittlung zwischen der Europäischen Union und den USA regelt.

Weitere Informationen zu den Ländern, in die wir personenbezogene Daten übermitteln, und zu den Garantien, die wir für diese Übermittlungen treffen, erhalten Sie unter den unten in dieser Datenschutzerklärung angegebenen Kontaktdaten.

Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen können sich unter den unten angegebenen Kontaktdaten an Ruffino wenden, um ihre Rechte gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen auszuüben, darunter:

Recht auf Zugang: Sie können Zugang zu Ihren Daten beantragen und deren Herkunft und Richtigkeit überprüfen.
Recht auf Übertragbarkeit: In einigen Fällen können Sie auch eine Kopie Ihrer häufig verwendeten und maschinenlesbaren personenbezogenen Daten erhalten, damit Sie Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit ausüben und diese an einen anderen Verantwortlichen übertragen können, oder Sie können uns bitten, diese Daten direkt an einen anderen Verantwortlichen zu übertragen, soweit dies technisch möglich ist.
Recht auf Berichtigung: Die betroffene Person kann die Ergänzung unvollständiger Daten und die Berichtigung oder Aktualisierung unrichtiger Daten verlangen.
Recht auf Löschung: Die betroffene Person kann die Löschung ihrer Daten und deren Übertragbarkeit verlangen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Die betroffene Person kann die Einschränkung der Verarbeitung beantragen und der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten widersprechen.
Recht auf Widerruf der Einwilligung: Die betroffene Person kann eine gegebenenfalls erteilte Einwilligung widerrufen. Dieser Widerruf hat jedoch keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf der Einwilligung.
Recht auf Beschwerde: Die betroffene Person kann eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (in Italien oder beim Garante per la Protezione dei Dati Personali ) einreichen und sich an die Behörde wenden, wenn die Ausübung Ihrer Rechte Verzögerungen, Einschränkungen oder Ausschlüssen unterliegt.
Widerspruchsrecht: Gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen hat die betroffene Person das Recht, der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit zu widersprechen, und wir sind möglicherweise verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr zu verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung oder für die Begründung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen nachweisen.

Kontaktdaten

Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen zu dieser Datenschutzerklärung oder unseren Datenschutzpraktiken haben, wenn Sie Ihre Rechte wie oben beschrieben ausüben möchten oder wenn Sie eine aktuelle Liste unserer Datenverarbeiter und der Dritten, an die wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben, erhalten möchten oder wenn Sie weitere Informationen über die Abwägungsprüfung erhalten möchten, die wir durchführen, wenn wir uns auf unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung und die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer stützen, können Sie sich schriftlich an folgende Adresse wenden:

Tenute Ruffino S.r.l. Società Agricola mit Sitz in Via Poggio al Mandorlo 1, Loc. Quarate, Bagno a Ripoli (FI), E-Mail: tenuteruffino@ruffino.it oder hospitality@ruffino.it

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